Selasa, 10 Desember 2019

Pengertian Purchasing dan Beginilah Prosedur dalam Purchasing


Ketika membaca artikel mengenai bisnis atau suatu perusahaan, tentu tak jarang disebut kata purchasing. Purchasing adalah kegiatan yang perlu dilakukan oleh setiap perusahaan. Tidak ada pengecualian, bahkan perusahaan memiliki divisi tersendiri untuk bagian purchasing.
Purchasing adalah hal yang penting, jika divisi purchasing tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, bisa jadi kegiatan di perusahaan akan terhambat. Selain keberadaannya yang penting, purchasing juga memiliki prosedur dalam melaksanakannya.

Lalu, apa pengertian dari purchasing dan bagaimana prosedurnya? Artikel ini akan membahas semua hal mengenai apa itu purchasing, yuk simak sampai selesai, ya!

Definisi Purchasing adalah

Purchasing berasal dari bahas Inggris, dimana istilah ini sering digunakan pada bidang industri baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, purchasing adalah pembelian. Jadi secara singkat, purchasing adalah proses pencarian sumber dan pemesanan produk, baik barang atau jasa. Produk yang dicari ini digunakan untuk kegiatan produksi perusahaan.
Dalam perusahaan, purchasing ditangani sendiri oleh sebuah divisi atau departemen. Biasanya juga disebut dengan purchasing department. Purchasing adalah salah satu fungsi penting dalam manajemen material. Inilah mengapa bagian ini memiliki departemen tersendiri.

Selain dilibatkan dalam pembelian barang guna kepentingan produksi, purchasing juga memiliki tugas untuk mencari dan membeli mesin serta peralatan dan perlengkapan produksi. Tidak hanya itu, fasilitas untuk mendukung kelancaran proses produksi juga ditangani oleh bagian purchasing.

Dalam kegiatannya, sasaran utama purchasing adalah menjaga ketersediaan pasokan bahan serta mengurangi biaya yang berkaitan dengan pembuatan barang jadi. Biaya – biaya tersebut harus ditekan seminim mungkin, dengan tidak menurunkan kualitas dari produk yang dihasilkan.
Prosedur yang Dilakukan dalam Purchasing adalah

Dalam melakukan pekerjaannya, divisi purchasing harus mengikuti prosedur – prosedur yang sudah ditetapkan. Jadi, tidak dapat asal dalam melakukan tugas. Dan beginilah prosedur yang harus dilakukan dalam proses purchasing adalah sebagai berikut: 

1.    Paham akan Kebutuhan
Sebagai bagian dari divisi purchasing, harus paham akan kebutuhan. Tepatnya, memahami kebutuhan serta menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan. Ini merupakan langkah awal dari proses purchasing. Pihak yang membutuhkan akan mengajukan permintaan pada pihak purchasing. Mereka akan memberikan dokumen tertulis seperti purchase requisition form, yang berisi spesifikasi barang yang diinginkan.

2.    Memilih Supplier
Langkah selanjutnya adalah mencari supplier atau pemasok untuk produk yang dibutuhkan. Pemilihan pemasok tidak hanya dilakukan satu kali saja, namun berkali – kali. Tujuan melakukan hal ini bagi divisi purchasing adalah memiliki beberapa pemasok untuk produk yang sama. Supaya memiliki back up ketika salah satu pemasok tidak dapat memenuhi permintaan. Tidak hanya memilih, hal penting selanjutnya adalah menulisnya dalam daftar pemasok.

3.    Melakukan Pemesanan Barang
Setelah menetapkan pemasok atas barang yang akan dibeli, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan. Dimana, pihak purchasing akan mengirimkan purchase order atau dokumen yang berisi barang – barang yang diinginkan.

4.    Melakukan Pembayaran
Setelah melakukan pemesanan, masih ada tahapan lagi yang harus dilakukan, yaitu melakukan pembayaran. Tentunya, pembayaran dilakukan setelah barang diterima dan setelah dicek. Sehingga perusahaan dapat memastikan barang yang didapatkan benar – benar sesuai dengan spesifikasi.

5.    Memelihara Dokumen Pembelian dan Memelihara Hubungan dengan Pemasok
Biasanya, perusahaan industri melakukan pemesanan berulah atas suatu barang. Oleh karena itu, penting adanya pemeliharaan dokumen supaya nantinya bisa lebih cepat ketika membeli barang. Dan hubungan baik dengan pemasok harus dijaga, sebagai bentuk rasa saling percaya dan saling membantu antara pihak pemasok dengan perusahaan.

0 komentar

Posting Komentar